Persis - HR Software
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07.12.2011
Weiterbildung mit System bei der Deutschen Post CSC (Customer Service Center)
Innovatives Weiterbildungsmanagement aus dem Softwarehaus Persis vereinfacht und optimiert die Organisation von internen und externen Weiterbildungsmaßnahmen bei der Deutschen Post.

Die Deutsche Post Customer Service Center GmbH mit Sitz in Monheim am Rhein ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Deutschen Post AG und bietet ihren Kunden deutschlandweit Lösungen im Bereich Call & Communication Center. Die Breite des Service-Angebots richtet sich nach den individuellen Wünschen und Vorstellungen der Kunden und die Umsetzung findet an miteinander vernetzten Standorten statt.

Im Zuge einer stetigen Verbesserung der Servicequalität, Effizienz und Professionalität bei der Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen soll mithilfe der zentralen Persis-Trainingsmanagementdatenbank sichergestellt werden, dass die Planung und Durchführung aller Weiterbildungsmaßnahmen nach den zentralen Vorgaben der Abteilung Training und im Sinne der geltenden Prozesse durchgeführt werden. Das bedeutet, dass sowohl Trainingsmanager als auch die ausführenden Trainer bei der Annahme von Trainingsaufträgen, der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Trainingsmaßnahmen prozesskonform im Sinne der für die Deutsche Post CSC GmbH geltenden Prozesse arbeiten.

Unter diesen Gesichtspunkten erschien das Trainingsmanagement mit herkömmlichen Mitteln und Methoden nicht mehr zeitgemäß. Deswegen entschied man sich - aufbauend auf die heutigen Standards - für ein Werkzeug in Form einer Trainingsmanagementdatenbank (das Basissystem bildet dabei das Persis Modul "Weiterbildungsmanagement").

Im Zuge der Softwareeinführung ist die Planung und Durchführung von Trainings durch den Einsatz von automatisierten und teilautomatisierten Prozessen wesentlich effizienter geworden. Die jeweiligen Trainingsmanager und Trainer verbringen jetzt weniger Zeit mit der Pflege verschiedener Dokumente oder der händischen Nachbereitung und Auswertung von Trainingsmaßnahmen und können ihre Aktivitäten somit besser auf das Kerngeschäft ausrichten. Die Auswertung aller durchgeführten Maßnahmen erfolgt automatisiert über vordefinierte Echtzeit-Reports, die jederzeit - per Knopfdruck - von den entsprechenden Verantwortlichen abgerufen werden können und die relevanten Kennzahlen für einen individuell definierten Zeitraum liefern.

Durch den Einsatz der Persis-Trainingsmanagementdatenbank werden alle momentan vorhandenen Tools (Trainerkalender, Trainingsplanungsübersicht, Kennzahlenreporting, BR-Meldeliste, etc.) abgelöst und die durch die Zusammenlegung gewonnenen Zeitressourcen können so zum Beispiel für die Konzeption und Durchführung neuer Trainingsmaßnahmen eingesetzt werden. Somit wird durch den Einsatz der Trainingsmanagementdatenbank mittel- und langfristig die Effizienz und Auslastung der Abteilung gesteigert - bei gleichzeitiger Reduktion des Administrativaufwandes.

Durch die Nutzung dieser teil- und vollautomatisierten Prozesse wird zukünftig auch gewährleistet, dass bei der Annahme von Trainingsaufträgen, der Planung, Durchführung und Nachbereitung kein Arbeitsschritt vergessen wird und alle Akteure immer fristgerecht über geplante Maßnahmen informiert werden und ihre jeweiligen Tätigkeiten (im Rahmen der definierten Zeitfenster) termingerecht erledigen können. Die zentrale Dokumentation aller relevanten Aktivitäten und Maßnahmen erlaubt in Zukunft ein viel  detaillierteres und transparenteres Reporting, was wiederum hilft, Verbesserungspotenzial schnell zu erkennen und entsprechende Aktionen einzuleiten. Abteilungsleitung und Trainingsmanager können somit ganz einfach bevorstehende Engpässe bei Personal- und Sachressourcen erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten, denn solche Ressourcen können jetzt einfach identifiziert und bei der globalen standortübergreifenden Trainingsplanung mitberücksichtigt werden.

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