HR goes digital: mit HR-Software reibungslose Abläufe im Homeoffice

Die Folgen der Ausbreitung des Corona-Virus stellen unser gesellschaftliches Zusammenleben, ebenso wie die Arbeitsorganisation in Unternehmen auf den Kopf. „Social Distancing“ befördert Arbeitnehmer plötzlich ins Homeoffice. Eine völlig neue Situation für viele, die sonst ihren geregelten Arbeitsablauf im Office gewohnt sind. Eine Herausforderung für Unternehmen bezüglich der Bereitstellung technischer Infrastruktur und der Aufrechterhaltung der Unternehmenskommunikation.

Digitalisierung in Personalabteilungen lässt oft noch Luft nach oben

Personalabteilungen sind besonders in diesen Tagen gefragt. Denn gerade jetzt gilt es Arbeitszeiten und -orte umzuorganisieren und den Überblick zu behalten. Fehlzeiten müssen möglichst schnell und effizient erfasst und Arbeit im Homeoffice genehmigt werden. Auch das Recruiting darf nicht zum Stillstand kommen, denn Fachkräfte sind weiterhin heiß umworben.

Leider ist es häufig genau der Bereich „HR“, der hinsichtlich der Digitalisierung zurückgestellt wurde und nun nicht auf Remotearbeit vorbereitet ist. Personalakten werden weiterhin in Papierform geführt und im Büroschrank einsortiert, Mitarbeiterdaten in Excel gepflegt. Gut vorbereitet auf Ausnahmesituationen wie diese sind Firmen, die bereits auf eine Personalmanagement-Software gesetzt haben.

Reibungslose Prozesse im HR trotz Homeoffice

Eine browserbasierte HR Software wie Persis ermöglicht den Zugriff auf Bewerber- und Mitarbeiterdaten von jedem Ort der Welt aus – natürlich auch vom heimischen Schreibtisch. Weiterer Vorteil: Alle Voraussetzungen für datenschutzkonformes Arbeiten sind gegeben.

Mit einem Klick werden mittels Employee Self Service vom Mitarbeiter selbst Fehlzeiten eingetragen oder beantragt, die direkt beim Vorgesetzten zur Genehmigung landen und in den Teamkalender übernommen werden. Durch praktische Erinnerungsfunktionen haben Führungskräfte stets den Überblick über ausstehende Anträge.

Auch im Recruiting profitieren Unternehmen vom Einsatz einer HR Software. Auf gut funktionierende, unkomplizierte Bewerbungsprozesse und eine durchdachte Kommunikation kommt es an. Damit erhalten Unternehmen gerade in diesen Zeiten die Chance, Bewerbern zu demonstrieren, dass der Schutz der Mitarbeiter oberste Priorität bei ihnen hat und sie durch den Einsatz zukunftsfähiger Technologien moderne Arbeitsweisen unterstützen. Insbesondere bei gefragten Fachkräften kann das Arbeitgeberimage ausschlaggebend für die Jobentscheidung sein.

Chancen sehen, freie Kapazitäten nutzen

Im produzierenden Gewerbe werden momentan europa- bzw. weltweit Produktionen eingestellt und viele öffentliche Einrichtungen dürfen ihre Leistungen mit direktem Kundenkontakt nicht mehr erbringen. Staatliche Unterstützung durch Kurzarbeitergeld ist in Sicht. Freiwerdende Kapazitäten können aber auch anderweitig überbrückt werden, beispielsweise mit der (digitalen) Weiterbildung der Mitarbeiter. Wofür sonst Zeitfenster im vollen Arbeitsalltag freigeschaufelt werden müssen bieten sich jetzt Gelegenheiten.

Persis HR Software unterstützt auch in diesem Bereich. Weiterbildungen können dezentral angeboten, beantragt und organisiert werden, um die vorübergehend geringere Arbeitsauslastung sinnvoll zu nutzen.

Krise als Treiber für Changemanagement im HR

Die Auswirkungen der Corona-Krise zeigen mehr denn je, wie wichtig Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für Unternehmen – und insbesondere auch für HR – sind. Digitale Prozesse erhöhen die Reaktionsgeschwindigkeit in Ausnahmesituationen und bieten Sicherheit für die Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit.

Bisher war Digitalisierung im HR „nice-to-have“, jetzt wird es essentiell auch in diesem Bereich umzudenken. Unabhängig von der derzeitigen Situation wird unsere Arbeitswelt immer schneller. Für die momentan nachrückenden Generationen sind digitales und mobiles Arbeiten Selbstverständlichkeit. Vielleicht ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, auch im HR umzudenken und Personalarbeit zukunftsfähig zu machen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung. Nehmen Sie HIER Kontakt zu uns auf.