Was vor der Pandemie häufig als lästiges To-Do wahrgenommen wurde, hat sich in den letzten Monaten zum erfolgsentscheidenden Top-Thema entwickelt: Digitalisierung im Personalwesen.
Denn spätestens seit “Homeoffice” nicht mehr nur ein gern gesehenes Buzzword in Stellenausschreibungen ist, kristallisiert sich heraus, wie es um den Digitalisierungsgrad in den Unternehmen steht.
Studien belegen schon seit Jahren, dass besonders im Bereich HR Nachholbedarf besteht. Erstaunlich, wo doch gerade in der Personalarbeit besonders großes Potenzial besteht: Kaum ein Unternehmensbereich hat so viele Schnittstellen zu nahezu allen Abteilungen. Und auch in Sachen Datenschutz sind die Anforderungen an HR, spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO, besonders hoch. Höchste Zeit also, sich den eigenen Grad der Digitalisierung im Bereich Human Resources einmal anzusehen und mit digitalen Prozessen abteilungs- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level zu heben.
Besonders hoch im Kurs in Sachen HR-Digitalisierung steht die Digitale Personalakte. Das bestätigt auch Katja Kolb, Geschäftsführerin der Persis GmbH. “Wer im Homeoffice arbeitet, muss sich derzeit im schlimmsten Fall Akten aus Papier mit nach Hause nehmen. So haben andere HR-Entscheidungsträger keinen Zugriff mehr darauf, was Abstimmungen immens erschwert.”
Personalakte digital gedacht: Umsetzung beim Berufsbildungswerk Leipzig
Ein sehr schönes Beispiel, wie eine Digitale Personalakte die tägliche Arbeit im Personalwesen erleichtert, zeigt sich am Projekt bei der BBW-Leipzig-Gruppe. Der Verbund von Unternehmen, die soziale Einrichtungen und Dienstleistungsbereiche betreiben, Maßnahmen und Projekte realisieren und Trägerschaften übernehmen, hat das Thema Personalakte nämlich schon vor der Pandemie digital gedacht.
Durch die Einführung einer digitalen Akte wurde Mitarbeiter*innen und Führungskräften an über 40 Standorten ein einfacher und datenschutzkonformer Zugriff auf die Akten ermöglicht.
Übersicht Aktenverzeichnis Digitale Personalakte
Integriert in die bestehende Systemlandschaft, mit Schnittstellen zu beispielsweise Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft, fügt sich die Digitale Akte problemlos in bestehende Arbeitsabläufe ein. Weiterer positiver Effekt: enorme Platzersparnis in den Büros.
Dokument mit Notiz und Wiedervorlage
„Zu Beginn bestand natürlich die Herausforderung die Geschäftsführung von der Notwendigkeit der Investition zu überzeugen und bei den Kolleg*innen und Führungskräften für Akzeptanz zu sorgen”, berichtet Heike Leibe, Leiterin der zentralen Personalabteilung der BBW-Leipzig-Gruppe. „Inzwischen ist die Digitale Akte aber nicht mehr wegzudenken und wir nennen sie intern liebevoll DIPA”.
Sind Sie schon digital oder blättern Sie noch in Ihrer Papierakte?
Für Firmen, die diesen Schritt bisher noch nicht gemacht haben, ist es besonders wichtig, schnell und effizient ans Ziel zu kommen. “Ein großer Irrtum ist allerdings, dass mit der Einführung einer Software automatisch alle Probleme gelöst werden”, sagt Katja Kolb. “Zuerst müssen bestehende Abläufe hinterfragt und geprüft werden, ob es sinnvoll ist, sie in dieser Form digital abzubilden. Ein schlechter Prozess, funktioniert durch Digitalisierung nicht auf einmal.”
Im Hinblick auf genau diese Herausforderung, hat Persis ein spezielles Paket geschnürt: “Digitale Personalakte kompakt” vereint die Erfahrungen aus über 30 Jahren auf dem Markt. Damit erhalten Unternehmen, die schnell in die Umsetzung kommen müssen, erprobte Prozesse, die jederzeit erweiterbar sind. Weiterer Vorteil: transparente Kosten.
Ein Invest lohnt sich vor allem im Moment für Mittelständler: Denn mit dem Zuschussprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU” des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie kann ein solches Einführungsprojekt sogar staatlich gefördert werden. Nicht zu unterschätzen ist auch die Zeitersparnis, von der Sie nach der Einführung profitieren.
Digitale Personalakte einführen – 4 Tipps für ein erfolgreiches Projekt
Sie haben den Mehrwert einer Digitale Personalakte erkannt? Damit ist der erste Schritt schon mal gemacht. Nun geht es an die Umsetzung. Die folgenden Tipps unterstützen Sie auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt.
Tipp 1: Prüfen Sie die bestehenden Prozesse
Machen Sie nicht den Fehler, Ihre internen Abläufe im Umgang mit Papierakten 1:1 digital umsetzen zu wollen. Hier lohnt sich erfahrungsgemäß ein genauer Blick, ggf. auch von einem externen Experten. Gemeinsam kann der optimale Zielprozess für Ihr Unternehmen definiert werden.
Tipp 2: Akzeptanz im Unternehmen schaffen
Die Digitale Personalakte erleichtert Arbeit auf allen Seiten. Oft steht uns hier aber die Macht des Gewohnten im Wege. Holen Sie also frühzeitig HR, Führungskräfte und Mitarbeiter ins Boot, damit alle das gemeinsame Zielbild nach der Einführung vor Augen haben.
Tipp 3: Datenschutz
Vor allem seit Inkrafttreten der DSGVO gibt es zahlreiche Vorgaben, die es im Umgang mit personenbezogenen Daten zu berücksichtigen gibt. Sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und erarbeiten Sie ein differenziertes Rechte- und Rollenkonzept für Ihre digitale Akte.
Tipp 4: Personalakten scannen
Das Scannen aller Bestandsakten kann einmalig einen hohen Aufwand bedeuten. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihnen hierfür genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Ansonsten geben Sie diesen Part an einen erfahrenen Dienstleister ab.