Der Gedanke eines fairen Handels geht auf das Jahr 1946 zurück, in dem die ersten Fairhandelsorganisationen im kirchlichen Umfeld entstanden. Doch erst mit der Platzierung eines unabhängigen Siegels konnte ein breiteres Spektrum an Kunden angesprochen werden. Erst so war es möglich die Verkaufszahlen für Produkte des fairen Handels deutlich steigern zu
können. Vorreiter war hier die niederländische Organisation Solidaridad, die 1988 mit „Max Havelaar“ das erste Siegel für Produkte aus fairem Handel auf den Weg brachte.
Nur vier Jahre später wurde in Deutschland die erste Siegelorganisation gegründet. Zehn Organisationen aus den Bereichen Entwicklungszusammenarbeit, Kirche und Verbraucherschutz
– darunter NGOs wie Brot für die Welt und Misereor – gründeten Fairtrade. Das erste Fairtrade-gesiegelte Produkt auf dem deutschen Markt war Kaffee.
Während bei der Gründung von Fairtrade 1992 Dieter Overath als Geschäftsführer der einzige festangestellte Mitarbeiter war, ist das Team mittlerweile auf fast 100 Personen angewachsen. Dies hat nicht zuletzt die Personalabteilung vor einige Herausforderungen gestellt. Es wurde nach einer Personalmanagementlösung gesucht, die die Arbeitsabläufe der Personalabteilung verschlankt und deutlich vereinfacht. Weitere Entscheidungskriterien waren der Wunsch, die Lohnsoftware Datev an das neue Personalmanagementsystem anbinden zu können sowie eine Partnerschaft mit dem Lösungspartner, die auf Unterstützung, Dialog, Transparenz und Respekt beruht – den Grundwerten von Fairtrade. Denn als gemeinnütziger Verein hat Fairtrade den Anspruch verantwortungsvoll und transparent gegenüber Produzenten, Mitgliedsorganisationen und Geschäftspartnern zu agieren.
Nach umfangreicher Eruierung des Marktes fiel 2016 die Entscheidung für die Persis GmbH und damit für die Einführung des Moduls Personalmanager. Ein weiterer Pluspunkt war die Tatsache, dass die Umgebung als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt wurde. Da die Wartung und der Betrieb unseres Serversystems durch Experten bei Persis in einer Private Cloud im zertifizierten Rechenzentrum erfolgten, konnten die Arbeitsprozesse bei Fairtrade zusätzlich optimiert werden.
Auch sieben Jahre nach Einführung ist Aneta Rzany, Human Resources bei Fairtrade Deutschland, von Produkt und Service überzeugt: „Wir können jederzeit sicher und komfortabel arbeiten, ohne unsere eigene Infrastruktur verändern zu müssen. Das freut und unterstützt auch unsere Kollegen in der IT.“
Qualitätssteigerung in der Personalarbeit
Nach einer erfolgreichen Implementierung und dem Import aller relevanten Stammdaten aus Datev, verbunden mit der Einrichtung der rollenbasierten Zugriffe, konnte das HR-Team ohne Verzögerungen im Tagesgeschäft, die Arbeit schnell wiederaufnehmen.
Durch die Einsatzmöglichkeiten des Personalmanagers, wurde Persis als das führende System definiert. Das bedeutet, Stamm- und Bewegungsdaten können tagesaktuell, systematisch und mit Zeitbezug in die Datenbank importiert werden. Hierfür wurde zwischen Fairtrade, dem Steuerbüro und Persis im Rahmen einer Schnittstelle festgelegt, welche Daten zu welchem Zeitpunkt aus Datev in den Personalmanager eingespielt werden. „Die Möglichkeit der flexiblen Anpassung der Schnittstelle hat uns so überzeugt, dass wir nach einer erfolgten Gehaltsabrechnung alle abgerechneten Werte (z.B. Brutto, Netto, Steuer- und SV-Anteile) in Persis importieren.“ Laut Frau Rzany hat diese Vorgehensweise einen Zuwachs an Transparenz gebracht. „Durch die Systemanbindung, die Persis an Datev ermöglicht, sind wir per Knopfdruck in der Lage, Auswertungen zu vielen HR-Kennzahlen (z.B. Fluktuationsrate, Headcount, Personalkosten) generieren zu können.“ Die vielen Excel-Tabellen und separat geführten Dokumente gehören dank Persis ebenfalls der Vergangenheit an. Alle benötigten Informationen sind im Personalmanager hinterlegt und stehen zentral, digital und aktuell zur Verfügung. Sie können mittels der integrierten Werkzeuge workflowbasiert bzw. ereignis- und termingesteuert
verwendet werden. Je nach Bedarf kann Fairtrade automatisierte Abläufe gestalten, die Freiräume in der HR-Abteilung schaffen.
Frau Rzany schätzt darüber hinaus die Beratung und Betreuung, die durch die Anwendungsberater und den Persis-Support erfolgen. „In der Personalabteilung agieren wir mit äußerst sensiblen Daten. Von daher ist es extrem wichtig, jederzeit die erforderliche Unterstützung auf Augenhöhe zu erhalten – sei es bei der Anpassung eines Workflows, bei der Erstellung eines individuellen Reports oder beim Auftreten einer Fehlermeldung.“
Unsere nächste Perspektive: Bewerbermanagement
Mit der aktiven Nutzung des Persis Personalmanagers konnte laut Frau Rzany ein wichtiger und zentraler Meilenstein für die Prozessautomatisierung und Transparenz im Personalwesen erreicht werden. Doch mit dem Blick auf Trendthemen wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit wollen wir den Einsatz digitaler Tools schrittweise ausbauen. Ein gesetztes Ziel ist dabei die perspektivische Einführung des Bewerbermanagements um die internen Prozesse weiterhin zu optimieren.
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