Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung nutzen Unternehmen eine Vielzahl an Tools und Software, um ihre Geschäftsprozesse abzubilden. Die Herausforderung ist dabei, all die eingesetzten Lösungen ohne Medienbrüche miteinander arbeiten zu lassen. Schnittstellen, die Anbindung an andere Systeme, sind für die Digitalisierung daher unverzichtbar und bei der Auswahl einer Software ein entscheidendes Kriterium.
Inhalte
- Schnittstellen-Kompatibilität bei Persis
- Warum ist eine Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit sinnvoll?
- Was sind Schnittstellen und welche Funktionen haben sie?
- Schnittstelle Persis – Bundesagentur für Arbeit
- Welche Vorteile bietet die Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit?
Schnittstellen-Kompatibilität bei Persis
Die Personalsoftware von Persis gilt mit ihrer offenen Software-Architektur als anbindungsfreundlich und lässt sich intelligent mit anderen IT-Systemen verknüpfen. Persis bildet somit die Brücke zwischen verschiedenen Tools und ermöglicht diesen den Datenaustausch und die Kommunikation untereinander. So wurde für Kunden von Persis eine neue Schnittstelle geschaffen – eine Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit. Die Bundesagentur für Arbeit bietet mit ihrer JOBBÖRSE eine Selbstbedienungsplattform für Arbeitgeber und Arbeitsuchende.
Warum ist eine Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit sinnvoll?
Die Plattform für Stellenangebote gilt als Deutschlands größtes Online-Jobportal und soll vor allem für Transparenz am Markt sorgen. Sie ermöglicht eine gezielte und umfangreiche Jobsuche nach Berufsfeldern, Regionen oder Arbeitszeiten. Über 1500 kooperierende Partner nutzen die Schnittstelle, darunter neben Arbeitgebern auch andere Stellenbörsen, öffentlich-rechtliche Institutionen sowie zugelassene kommunale Träger. Gerade öffentlich-rechtliche Institutionen haben die Pflicht, ihre Stellenangebote bei der Bundesagentur für Arbeit zu schalten, was ihnen dank dieser Schnittstelle enorm erleichtert wird. Die Schnittstelle zur BA birgt den Vorteil, dass neue Stellenangebote automatisiert auf deren Plattform veröffentlicht werden, was die Reichweite der Ausschreibung und die Chance auf mehr potenzielle Kandidaten erhöht. Persis Kunden haben die Möglichkeit, die Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit für ihr Bewerbermanagement einzurichten und damit von den Vorteilen zu profitieren.
Was sind Schnittstellen und welche Funktionen haben sie?
Grundsätzlich ist eine Schnittstelle oder engl. Interface ein Berührungspunkt zwischen verschiedenen Systemen und ermöglicht, Systeme aneinander anzuschließen. Schnittstellen sind demnach überall zu finden, wo verschiedene Komponenten zum Datenaustausch oder zur Kommunikation miteinander verbunden werden. Schnittstellen ermöglichen eine standardisierte Übergabe oder Aufnahme von Dingen und stellen einen verlässlichen Austausch innerhalb und außerhalb eines Systems sicher. Sie definieren dabei, welche ihrer Funktionen von anderen Systemen wie angesprochen werden dürfen, welche Rückgabedaten sie in welcher Form erwarten und in welchem zeitlichen Rhythmus die Kommunikation passiert. Die Schnittstelle legt somit den Austausch von Informationen und Befehlen zwischen den beteiligten Komponenten fest. Die Verbindung der Systeme kann sowohl physisch als auch rein digital erfolgen. Durch eine physische Verbindung lassen sich verschiedene Geräte im Bereich der Hardware, z. B. durch ein Kabel miteinander vernetzen. Rein digital werden beispielsweise verschiedene Softwarelösungen über das Internet miteinander verbunden.
Schnittstelle Persis – Bundesagentur für Arbeit
Durch die neu geschaffene Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit haben Persis Kunden die Möglichkeit, ihre Stellenausschreibung automatisiert im Stellenportal der Arbeitsagentur zu schalten. Dies ist eine neue Standardschnittstelle der Personalsoftware von Persis. Die Grundlage bildet eine Lizenz für das Modul Bewerbermanagement und ist ab Version 23.0.0. verfügbar. Das Bewerbermanagement unterstützt im gesamten Recruiting-Prozess vom ersten Kontakt bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Nutzer profitieren dabei von zahlreichen Funktionen und automatisierten Abläufen. So auch bei der Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen. Einmal eingerichtet können diese “per Knopfdruck” auf der eigenen Unternehmenswebseite wie auch in diversen Stellenportalen veröffentlicht werden.
Welche Voraussetzung müssen für die HR-BA-XML-Schnittstelle erfüllt sein?
Voraussetzung für die (HR-BA-XML) Schnittstelle ist eine Kooperationsvereinbarung zwischen dem Persis Kunden bzw. Arbeitgeber als Auftraggeber und der Bundesagentur für Arbeit. Die Vereinbarung erlaubt die Nutzung und Verwertung von Daten, Informationen und Services der Bundesagentur für Arbeit über die genannte Schnittstelle. Im ersten Schritt ist eine Registrierung als Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit und eine Verifizierung mittels Brief-Pin nötig, sofern hier noch kein Account existiert. Der Kooperationsvertrag muss anschließend angefragt und unterzeichnet werden, woraufhin das nötige Zertifikat und weitere Kenndaten ausgegeben werden. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von einem Jahr. Nach Ablauf erhalten Arbeitgeber dieses automatisch von der BA neu ausgestellt. Zur weiteren Verwendung des Unternehmensaccounts und Inanspruchnahme der Leistungen, muss zwingend das aktuelle Zertifikat hochgeladen werden.
In einem nächsten Schritt wird die Schnittstelle in der Persis Applikation eingerichtet und aktiviert. Grundsätzliche Parameter wie Angaben zum Arbeitgeber, Link zum Karriereportal, bevorzugte Bewerbungsart sowie Kontaktdaten und Adresse werden eingangs festgelegt. Ebenso werden allgemeine Stelleninformationen zu Branchen, Länder, Regionen, Berufe und Kompetenzen gepflegt. Aufgrund der komplexen Matching-Funktionalitäten der JOBBÖRSE muss das Stellenangebot hier eindeutig vergleichbare Daten und Informationen enthalten. Heißt, es müssen standardisierte Kataloge verwendet werden, die die Ausprägung für einzelne Kriterien eindeutig festlegen. So stellt die BA den Kooperationspartnern Kataloge für eben diese Angaben zur Verfügung. Da zusätzliche Informationen wie beispielsweise Befristung, Vergütung, Voraussetzung zur Schulbildung, Abschlüsse, Noten, Weiterbildungen, Kenntnisse etc. keine Pflichtangaben sind, werden diese Felder nicht explizit über die Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Angaben hierzu müssen im Fließtext der Ausschreibung enthalten sein.
Folgende Grafiken zeigen beispielhaft ein Stellenangebot. In der linken Spalte kennzeichnet der rote Balken, in welcher Ausschreibung sich der Suchende befindet, diese wird auf der rechten Seite abgebildet. Gelb markiert sind die variablen Bereiche der Stellenbeschreibung, der Kopf der Anzeige und der Fließtext. Variabel deshalb, weil die Inhalte dieser Felder an das jeweilige Stellenangebot angepasst werden. Die blauen hingegen kennzeichnen die fixen Bereiche, welche zu Beginn einmal gepflegt und anschließend bei jedem Stellenangebot übernommen werden.
Wie läuft die Veröffentlichung eines Stellenangebots auf der JOBBÖRSE ab?
Nachdem alle relevanten Voraussetzungen geschaffen wurden, der Arbeitgeber ein Unternehmen registriert, dieses verifiziert sowie die Kooperationsvereinbarung geschlossen hat, erstellt er entsprechend des eigenen Bedarfs ein neues Stellenangebot. Diese Publikation legt er in Persis im Ausschreibungsstammblatt innerhalb des Moduls Bewerbermanagement an – eine Pflichtvoraussetzung, um das Stellenangebot anschließend veröffentlichen zu können. Der Kopf sowie der Text des Angebots sind variabel und werden für jede Ausschreibung neu gepflegt. Die zu Beginn festgelegten Parameter zum Unternehmen, wie Adresse, Betriebsgröße, Branche etc. werden nur einmal gepflegt und anschließend automatisch übernommen. Soll das Stellenangebot nun auf der JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht werden, muss in den Publikationsdetails des Angebots die Agentur für Arbeit hinterlegt sein. Anhand der neu geschaffenen HR-BA-XML-Schnittstelle kann das Angebot als externes Stellenangebot an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden. Hierzu wird per XML-Export-Scheduler eine XML-Datei generiert, welche anschließend im entsprechenden Verzeichnis auf der Internetseite der BA hochgeladen wird. Nur, wenn der Eintrag für die BA in den Publikationsdetails hinterlegt ist, werden die Stellenangebote in einer XML-Datei generiert. Die Datei kann dabei beliebig viele Datensätze, sprich Stellenangebote beinhalten. Gleichermaßen können auch bestehende Stellenangebote nachträglich auf der JOBBÖRSE veröffentlicht werden. Alle textlichen Anpassungen oder Änderungen des Status bzw. der Laufzeit des Angebots werden ebenfalls registriert und als Update hochgeladen.
Die BA führt umfangreiche Validierungen und Plausibilitätschecks durch und bietet bei erfolgreicher Verarbeitung für jede Stellenausschreibung ein PDF zur Überprüfung an, bevor das Stellenangebot auf der JOBBÖRSE veröffentlicht wird. Je nach Kooperationsmodell gibt es zudem exklusiv die Möglichkeit, direkt mit den Vermittlungsfachkräften der BA im Stellenbesetzungsverfahren zusammenzuarbeiten. Hierbei werden individuelle Matchingstrategien zur schnellen und passgenauen Besetzung der offenen Stellen mit den Vermittlungsfachkräften der BA vereinbart. Das Stellenangebot wird auf Wunsch des Arbeitgebers in Betreuung übernommen und Vermittlungsaktivitäten werden eingeleitet.
Die Verarbeitung der Import-Dateien in die Datenbank der Bundesagentur für Arbeit erfolgt im 5 Minutentakt täglich zwischen ca. 07:00 Uhr und ca. 19:00 Uhr. Sobald die aktuelle Verarbeitung abgeschlossen ist, wird der nächste Durchlauf gestartet. Somit sind die Stellenausschreibungen immer tagaktuell gepflegt. Eine Ausschreibung kann gleichermaßen auch wieder gelöscht werden, sofern diese bei der Übertragung gekennzeichnet und das Datum der Publikationsdetails abgelaufen oder die Ausschreibung als erledigt markiert wurde.
Interessierte Bewerber erhalten nach Eingabe der Sicherheitsabfrage die Kontaktdaten des Arbeitgebers angezeigt. Im Fall von Rückfragen, kann sich der Bewerber folglich direkt an den Personalverantwortlichen wenden. Es kann ein Ansprechpartner für das Unternehmen und ein Ansprechpartner pro Ausschreibung hinterlegt werden. An dieser Stelle wird auch die gewünschte Bewerbungsart angezeigt. Mögliche Bewerbungsarten sind per Online-Bewerbung, per Mail oder postalisch. Die Plattform der BA dient als Vermittler. Bewerber werden an den Arbeitgeber weitergeleitet, sodass das Bewerbungsverfahren im System des Arbeitgebers durchgeführt werden kann.
Um zu evaluieren, ob die Publikation in der JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit erfolgreich war, bietet Persis umfangreiche Reportingmöglichkeiten an. Ein erster Indikator für den Erfolg einer Ausschreibung ist der Bewerbungseingang. Interessant ist an dieser Stelle, wie viele Bewerbungen über welchen Kanal eingegangen sind. Persis kann genau diese Informationen liefern und damit auswerten, welche Bewerbungen über die JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit generiert wurden. Ausschlaggebend ist natürlich auch die Information, wie viele Bewerber zu einem Gespräch eingeladen und wie viele davon letztendlich eingestellt wurden. Auch diese relevanten Reports sind in Persis möglich. Folglich kann der Erfolg jeder Stellenausschreibung analysiert werden.
Welche Vorteile bietet die Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit?
Die Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Stellenangebote ohne großen Aufwand auf Deutschlands größtem Online-Jobportal zu schalten und von eingangs erwähnter Reichweite zu profitieren. Einmal registriert und verifiziert, können beliebig viele Stellenangebote per XML-Datei hochgeladen werden. Diese generieren sich aus den in Persis hinterlegten Daten. Firmenangaben müssen hier nur einmal eingetragen werden und ziehen sich dann automatisch für jedes Stellenangebot, das in der JOBBÖRSE geschaltet werden soll. Somit entfällt die doppelte Datenpflege sowie das Hochladen einzelner Stellenangebote in das Stellenportal – eine enorme Zeitersparnis für HR-Abteilungen. Der XML-Export enthält neben der eigentlichen Stellenbeschreibung und den Firmendetails auch Informationen zur Laufzeit der Ausschreibung bzw. zum Status. Allesamt Daten, die in der Personalsoftware gepflegt sind, denn das eigentliche Bewerbungsverfahren läuft über die Bewerbermanagement-Software ab. Dank des XML-Exports werden all diese Angaben somit automatisch von der Agentur für Arbeit aktualisiert. Der Status der Ausschreibung ist demnach immer auf dem aktuellen Stand. Es ist nicht notwendig, den Status manuell zu überprüfen und anzupassen. Die Personalsoftware übernimmt diese Arbeit. Weiter profitieren Arbeitgeber auch von den umfangreichen Reportingmöglichkeiten, die Persis hier zur Verfügung stellt. Der Erfolg und Status eines Stellenangebots ist jederzeit einsehbar und lässt nötige Maßnahme daraus ableiten.
Haben auch Sie Interesse an der Bewerbermanagement-Software von Persis und möchten Ihre Stellenangebote im Jobportal der Bundesagentur für Arbeit schalten, dann nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf.