Bewerberdatenanonymisierung

Was ist eine Bewerberdatenanonymisierung?

Die Bewerberdatenanonymisierung ist ein Prozess, bei dem personenbezogene Informationen aus den Bewerbungsunterlagen eines Bewerbers anonymisiert werden, um keinen Rückschluss auf die Identität des Bewerbers zu erhalten. Der Zweck der Anonymisierung von Bewerberdaten ist die Einhaltung der Grundsätze der DSGVO die sagt, dass grundsätzlich nur Daten gespeichert werden sollen, welche auch benötigt werden.

Bei einer Anonymisierung werden personenbezogene Informationen mit einem x versehen. Somit können immer noch Auswertungen über eingegangene Bewerbungen gefahren werden, ohne Rückschlüsse der Identität zu erhalten. Im Hinblick auf das Recht eines Bewerbers zur Löschung bzw. Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten, sollten einen besonderen Blick auf E-Mail-Bewerbungen geworfen werden. Wo sind diese im Umlauf? Kann hier eine Löschung/Anonymisierung stattfinden? An dieser Stelle muss laut DSGVO eine Sicherstellung des dem Risiko angemessenen technischen und organisatorischen Sicherheitsniveaus erfolgen. Tipp: mit dem Einsatz des Bewerberportals und einem Bewerbermanagement Software umgehen Sie dieses Problem.

• Mittels einer konformen Datenschutzerklärung, die dem Bewerber vor Absenden seiner Daten angezeigt wird, wird er über die Art der Informationserhebung und deren Verwendung informiert.
• Die Bewerbermanagement Software holt explizite Zustimmung gemäß den Datenschutzrichtlinien vom Bewerber ab (Checkbox).
• Für eine Löschung bzw. Anonymisierung von Bewerberdaten nach Aufbewahrungsfrist sorgen definierte Workflows. Eine Frist (z. B. 90 Tage nach Bewerbungseingang) ist einstellbar. Eine eventuelle Zustimmung zur Speicherung, beispielsweise für einen Bewerberpool, wird berücksichtigt.
• Die Anonymisierung von Bewerberdaten sollte manuell oder automatisiert durchgeführt werden.

Durch die Anonymisierungsfunktion in der Bewerbermanagement Software von Persis werden sowohl personenbezogene Daten als auch mit der Bewerbung verbundene Dokumente, Nachrichten, Kommentare und Erinnerungen gelöscht sowie die Restdaten der Bewerbungen historisiert. Der Name des Bewerbers und weitere persönliche Angaben werden in Persis dabei automatisch durch „XXX“ ersetzt.