Offboarding

Inhalt:

Warum ist Offboarding wichtig?

Offboarding bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Mitarbeitender ein Unternehmen oder eine Organisation verlässt. Ein gutes Offboarding ist wichtig, da es dazu beiträgt, den Austritt zu erleichtern, das Image des Unternehmens zu schützen und das Potenzial für zukünftige Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitenden zu bewahren.

Hier sind einige Gründe, warum ein Offboarding wichtig ist:

  • Schutz des Unternehmensimages: Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, kann dies Auswirkungen auf das Image des Unternehmens haben. Ein professionelles Offboarding kann dazu beitragen, die Beziehung in gutem Zustand zu halten und das Risiko von schlechten Bewertungen oder öffentlicher Kritik zu reduzieren.

  • Erhaltung von Beziehungen: Ein effektives Offboarding kann dazu beitragen, dass das Unternehmen weiterhin mit dem Mitarbeitenden zusammenarbeitet, indem es ihm in Zukunft Möglichkeiten beispielsweise als Kunde oder Berater anbietet. Ein positiver Abschied kann auch dazu beitragen, dass der Mitarbeitende andere Talente an das Unternehmen empfiehlt oder sich in der Zukunft wieder bewirbt.

  • Wissenstransfer: Ein ordnungsgemäßes Offboarding kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass das Wissen und die Fähigkeiten des Mitarbeitenden an andere im Unternehmen weitergegeben werden. Dies kann dazu beitragen, den Betriebsablauf reibungsloser zu gestalten und den Verlust von wichtigen Informationen und Know-how zu vermeiden.

  • Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen: Ein effektives Offboarding kann dazu beitragen, dass das Unternehmen alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen einhält, beispielsweise im Hinblick auf Vertragsbedingungen oder Datenschutzbestimmungen.

Insgesamt kann ein effektives Offboarding dazu beitragen, die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeitenden in gutem Zustand zu halten und das Potenzial für zukünftige Zusammenarbeit zu bewahren, während das Image des Unternehmens geschützt wird und der reibungslose Betriebsablauf sichergestellt wird.

Was sind wichtige Offboarding Schritte?

Ein effektives Offboarding sollte in mehrere Schritte unterteilt sein, um sicherzustellen, dass der Übergang für den Mitarbeitenden reibungslos verläuft und alle notwendigen Schritte eingehalten werden. Hier sind einige wichtige Offboarding Schritte:

  1. Bekanntgabe der Kündigung: In einem gemeinsamen Gespräch findet der gemeinsame Austausch über die Kündigung statt. Das Gespräch sollte respektvoll und professionell sein, um dem Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, seine Gedanken und Bedenken zu äußern. Gemeinsam sollte besprochen werden, wie die Kommunikation der Kündigung im Unternehmen stattfinden soll.

  2. Wissensvermittlung: die Übergabezeit sollte im Team bekannt sein und ebenfalls, wer welche Aufgaben übernimmt. Der Mitarbeitende sollte Zeit haben, seine Arbeit an einen anderen Mitarbeitenden zu übergeben und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben und Projekte übergeben wurden.

  3. Austrittsinterview: Ein Austrittsinterview kann hilfreich sein, um Feedback vom Mitarbeitenden zu erhalten und Verbesserungen im Unternehmen vorzunehmen.

  4. Rückgabe von Unternehmenseigentum: Der Mitarbeitende sollte aufgefordert werden, das Unternehmenseigentum, wie z.B. Laptops, Handys, Schlüssel, Bücher, Notizen usw. zurückzugeben.

  5. Zugriffsrechte deaktivieren: Alle Zugriffsrechte des Mitarbeitenden auf Unternehmenssysteme und -daten sollten deaktiviert werden, um die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.

  6. Feedback zum Prozess: Die HR-Abteilung sollte Feedback von dem Mitarbeitenden über den Offboarding-Prozess einholen, um zukünftige Offboarding-Prozesse zu verbessern.

Insgesamt sollte ein effektives Offboarding-Verfahren sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte eingehalten werden und dass der Übergang für den Mitarbeitenden so reibungslos wie möglich verläuft.

Wie sieht das Offboarding in der Persis Software aus?

In der Persis Software finden Automatismen statt, die Aufgaben eröffnen und Erinnerungen selbstständig versenden. Wird beispielsweise ein Austrittsdatum erfasst, wird eine Mail generiert und eine Austritts-Checkliste wird als Workflow automatisiert erstellt. So landen Ihre To-Dos nach der richtigen Reihenfolge im System und zur richtigen Zeit sind die Beteiligten informiert.

Folgend ein Beispiel eine Austritts Checkliste

  • Kündigungsfrist prüfen

  • Beschäftigungsende prüfen

  • Austrittsgrund setzen

  • Betriebsinterne Information an Mitarbeitende

  • Betriebsexterne Information an Kunden/Lieferanten

  • Neubesetzung erforderlich?

  • Austrittsgespräch organisieren

  • Durchführung der noch offenen Rechnungen

  • Arbeitszeugnis schreiben

  • Garderobenschrank leeren & reinigen

  • Schlüsselübergabe

  • Übergabe technisches Equipment

  • Accounts sperren

Unterschiedliche Teams sind für die jeweiligen Aufgaben zuständig und arbeiten autark die Aufgaben ab. Wird ein Schritt vergessen, gibt es Erinnerungen aus dem System. Natürlich können Zwischenschritte eingebunden oder auch verändert werden. So sind alle Aufgaben zentral im System, automatisiert, digital und effizient.

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