Workflow

Inhalt:

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein fester Arbeitsablauf von zusammengehörigen Arbeitsschritten, die abgearbeitet werden, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erreichen. Workflows bieten eine vordefinierte Abfolge von Einzelschritten mit einer strukturierten Darstellung. Während des Prozesses können automatisch Informationen, Werkzeuge oder Dokumente bereitgestellt werden. Workflows können zur Überwachung von Ereignissen oder das Abarbeiten einer mehrstufigen Aufgabe erstellt werden. Außerdem ist meist eine Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen möglich und es können mehrere Personen an einem Prozess mitwirken.

Welche Vorteile haben Workflows?

Workflow helfen dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu strukturieren. Aufgaben die sich wiederholen, haben klare Schritte und Anweisungen. Das führt dazu, Struktur zu schaffen, Fehler zu reduzieren und dadurch die Produktivität zu steigern. Durch die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen, kann der Stand der Aufgabenabarbeitung von mehreren Mitarbeitern eingesehen werden. Somit weiß man immer, was schon erledigt ist und was noch gemacht werden muss. Das schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit. Der strukturierte Prozess stellt außerdem sicher, dass keine Schritte oder Prüfungen vergessen werden. Workflows bieten auch noch einen anderen Vorteil. Man spart sich Excel-Listen oder Wiedervorlagen mit Prozessen, die jedes mal neu erstellt werden müssen. Denn wenn ein Workflow abgearbeitet ist, verschwindet er und falls ein neues Startereignis eintritt, wird automatisch ein neuer erstellt.

Was beinhaltet ein Workflow in Persis?

Ein Workflow in Persis beinhaltet 4 Faktoren:

Zuerst werden die Einzelaufgaben definiert. Das können z. B. das Führen von Korrespondenzen per E-Mail oder Brief, das Eingeben von Daten, das Ändern von Daten mittels SQL-Statements oder Entscheidungen sein.

Anschließend müssen die Verantwortlichkeiten verteilt werden. In Persis kann man zwischen drei Arten auswählen. Entweder Sie wählen manuell einen Mitarbeiter aus. Ebenfalls können Sie auch ein ganzes Team auswählen. Die dritte Variante ist die automatische Verantwortlichkeit. Hierbei wählt Persis über einen SQL-Befehl automatisch die Person, die im SQL-Befehl definiert wird als Verantwortlichen aus. Das kann z. B. der Vorgesetzte sein.

Sind die Verantwortlichkeiten definiert, müssen Abhängigkeiten gesetzt werden. Das kann bspw. eine Erledigungsfrist sein, an dem der Workflow abgearbeitet sein muss.

Als letztes muss ein Startergebnis ausgewählt werden. Das kann manuell oder automatisch passieren. Sie können den Workflow entweder von Hand anlegen oder Persis erledigt das für Sie mit einer automatischen Generierung. Ein Workflow kann z. B. automatisch generiert werden, wenn ein zuvor festgelegtes Datum eintritt. Ein anderes Startereignis kann die Änderung eines Feldinhaltes sein. So kann z. B. der Vorgesetzte eine Gehaltsänderung eintragen, welche dann einen Workflow in der Buchhaltung auslöst. Diese muss die Gehaltsänderung dann in die Gehaltsabrechnung aufnehmen.

Wie werden Workflows in Persis genutzt?

Workflows gehören in Persis zum Standardwerkzeug. Beispiele für Workflows in Persis sind:

  • Onboarding: Hier wird z. B. die IT daran erinnert, Zugänge für die neuen Mitarbeiter zu erstellen. Es können Leihgaben eingeplant werden oder es wird sich um einen Geschäftswagen gekümmert.
  • Offboarding: Das Austrittsdatum wird überwacht. Der Workflow beinhaltet z. B. das Abgeben von Leihgaben oder das Deaktivieren von Geschäftskonten.
  • Überwachung von Mutterschutz- und Elternzeitfristen: Hier können einerseits die Aufgaben abgearbeitet werden, die nötig sind, um den jeweiligen Mitarbeitenden in den Mutterschutz oder die Elternzeit zu entlassen. Andererseits können auch hier die Daten überwacht werden, wann die Mitarbeitenden aus dem Mutterschutz/Elternzeit zurückkehren. Hier wird dafür gesorgt, dass der Mitarbeitende gut wiedereingegliedert wird.
  • Probezeitende: Das Probezeitende besitzt ebenfalls einen Workflow. Dieser überwacht das Probezeitende und erinnert den Vorgesetzten z. B. daran eine Entscheidung zu treffen, ob der Mitarbeitende die Probezeit bestanden hat oder nicht.

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