Ihre Mitarbeiter arbeiten ortsunabhängig und kommunizieren digital – doch Ihre Personalakten führen Sie immer noch in Aktenordnern? Mit Papierdokumenten zu arbeiten ist nicht nur unhandlich und kompliziert. Bewahren Sie sie in schlecht gesicherten Schränken auf oder nehmen Sie sie mit ins Homeoffice? Das widerspricht allen Grundsätzen von Datenschutz und Compliance. Dazu kommen die Kosten: manch größeres Unternehmen unterhält ganze Büroetagen nur fürs Archiv.
Die Persis Digitale Personalakte ist viel mehr als eine „normale“ elektronische Personalakte. Sie ist vollintegrierter Bestandteil der Software und ihrer Workflows. Sie erhalten eine revisionssichere Archivierung aller Ihrer digitalen Dokumente. Schriftstücke wie Briefe und E-Mails, die in der Persis Software erstellt sind, werden automatisch in der Digitalen Personalakte am richtigen Platz aufgenommen. Jederzeit haben die berechtigten Personen in digitaler Form Zugriff. Leistungsstark und jederzeit eine garantierte Sicherheit für die persönlichen Daten aller Ihrer Mitarbeiter. Der Umgang ist für Führungskräfte, Mitarbeiter und HR gleichermaßen einfach.
Folgend erhalten Sie einen Einblick der Themeninhalte unserer Software-Lösung:
- Kompletter Ersatz der Papierakte
- Workflowintegration inkl. Notizen und Wiedervorlagen
- Flexibles Berechtigungskonzept mit Zeitsteuerung
- Leichtes Auffinden via Volltextsuche
- Vier-Augen-Prinzip
- Barcode-Erkennung
- Einfach in der Bedienung
Der richtige Umgang mit der Persis Digitalen Personalakte
Award Gewinner mit der Digitalen Personalakte
Im Rahmen der Anwenderstudie von techconsult besticht die Digitale Personalakte von Persis vor allem durch ihren Funktionsumfang und gehört damit zu den besten HR-Software-Lösungen.
Überzeugen auch Sie sich von den Leistungen unserer Digitalen Personalakte und vereinbaren Sie kostenlos einen Termin.
Digitale Personalakte: Medium mit großem Mehrwert bei der Motor Presse Stuttgart
In einem modernen Medienhaus schlägt der Puls der Zeit. Der Special-Interest-Zeitschriftenverlag Motor Presse Stuttgart ist ein lebendiges Beispiel dafür. Gegründet wurde er 1946, in der Aufbruchzeit des Wiederaufbaus. Bis heute ist die Dynamik nicht verloren gegangen, sondern eher noch mit dem Unternehmen gewachsen. Das spiegelt sich nicht zuletzt im Personalmanagement, das die Vorzüge der Digitalen Personalakte von Persis strategisch nutzt.
Die digitale Akte jederzeit und von überall griffbereit
Für dieses Problem gibt es eine Lösung, die weniger Arbeit, Kosten und Risiken verursacht: Die Persis Digitale Personalakte, eine Erweiterung des Personalmanagers. Sie speichert alle Dokumente in Verbindung mit Ihren Mitarbeitern.
Sie brauchen nie wieder Dokumente zusammenzusuchen oder Kopien an mehreren Stellen ablegen, damit Sie sie griffbereit haben. Sie können die Inhalte anhand Verschlagwortung direkt in der Software durchsuchen. Persis bringt smarte Funktionen für den Datenimport mit QR-Code mit: damit die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs nicht Monate dauert.
Lassen Sie Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalmanager von überall auf die digitalen Personalakten zugreifen; über Rechte und Rollen regeln Sie, wer welche Daten wie lange ansehen und bearbeiten darf. Jeder Zugriff wird protokolliert. Mit Persis schützen Sie die wertvollen Dokumente Ihrer Mitarbeiter vor Missbrauch und Verlust.
Funktionshighlights Persis Digitale Personalakte
Barcodeerzeugung und -erkennung
Erzeugen Sie unkompliziert Barcodes, die Sie auf Ihren Dokumenten platzieren. Direkt beim Erstellen einer Korrespondenz oder im Nachgang als Aufkleber. In Persis erfolgt beim Scannen die Zuordnung automatisch. Damit beschleunigen Sie alle Prozessschritte.
Notizen und Wiedervorlagen
Bearbeiten Sie Dokumente so einfach wie auf Papier. Fügen Sie Notizen und Aktenvermerke an jeder Stelle eines Dokuments ein. Folgendes funktioniert in Papierakten nicht: Erstellen Sie direkt aus den Notizen heraus Wiedervorlagen und lassen Sie sich somit an wichtige Fristen in Verbindung mit dem Dokument erinnern. Die Erinnerung erfolgt individuell über E-Mail, Hinweis über die Persis Startseite oder/und über eine extra Seite aller offenen Notizen.
Dokumentenrecherche / Verschlagwortung von Dokumenten
Welche Mitarbeiter haben einen bestimmten Vermerk in der Personalakte? Dokumente aus dicken Aktenordnern herauszusuchen nervt – und ist verschwendete Zeit. Scannen Sie Papierdokumente lieber ein und versehen sie mit Schlagworten direkt in der Software.
Highlights unserer Experten aus dem Modul Digitale Personalakte
Persis Digitale Personalakte – Die wichtigsten Funktionen und Merkmale auf einen Blick.
- Revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard, z. B. auch durch verschlüsselte Datenübertragung und codierte Datenspeicherung.
- Einheitliche Personalakten an allen Standorten des Unternehmens.
- Die Digitale Personalakte kann in Ihr bestehendes HR-Portal integriert werden.
- Durch die elektronische Personalakte realisieren Sie deutliche Einsparungen bei Personalkosten und Lagerkosten in den Archiven.
- Die elektronische Personalakte kann bei Bedarf auch in bestehende Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden.
- Barcodetechnologie beschleunigt die Prozessschnitte.
- Versionisierung der Dokumente.
- Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten werden direkt in die Digitale Personalakte integriert. Es ist keine Doppelerfassung oder -datenpflege erforderlich.
- Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows, inkl. Notiz- und Wiedervorlagefunktion sowie Datumsvermerken an den Dokumenten.
- Individuelle Verschlagwortungen und Suchmöglichkeiten, ergänzt mit Blätter- und Schnellansicht-Funktion, gewährleisten ein leichtes Handling der elektronischen Personalakte.
- Direkte Einsichtnahme vom Arbeitsplatz aus möglich, selbstverständlich auch im internationalen Umfeld durch Mehrsprachigkeit.
- Bedarfsgerechte Freigabe mit individuellen Beschränkungen möglich.
- Die E-Akte auf mobile Endgeräte