Mit einem zentralen Personalinformationssystem alle HR-Prozesse koordinieren und optimieren – das ist die Anforderung der Deutschlandradio Service GmbH. Aus diesem Grund ist vor einigen Jahren die Entscheidung für die HR Software Persis gefallen. Seit 2019 wird das System im Rechenzentrum des Softwarehauses betrieben. Dadurch kann die konzerneigene IT entlastet werden.
Im Fokus des HR-Bereichs der Deutschlandradio Service GmbH steht, dass die Personaldaten zentral gesteuert und intelligente Prozesse digital durch die HR-Software abgedeckt werden. Als wichtige Ergänzung zur externen Abrechnung über Datev sollen die Gehaltsdaten transportiert und eine aktuelle Darstellung der Mitarbeiterdaten in einer modernen Personalsoftware möglich sein. Durch die regelmäßige Übermittlung der Daten vom Abrechnungsprogramm zu Persis wird zudem eine Doppelerfassung der Daten vermieden.
Um die Datenqualität zu erhöhen, werden Qualifikationsprofile und HR-Kennzahlen benötigt, denn diese liegen in einer Lohnbuchhaltung in der Regel nicht vor. Die HR-Software von Persis bietet daher viele zusätzliche Funktionen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Als Ergänzung sollten Mitarbeitende selbstständig im System arbeiten und Prozesse rund um ihr Arbeitsverhältnis möglichst einfach und schnell durchlaufen können, wie z. B. die Beantragung von Urlaub oder auch die Erfassung einer Krankmeldung. Workflows verbinden dabei die einzelnen Prozesse miteinander, sodass alle Schritte nachvollziehbar sind und die Erledigung erfolgen kann. Somit können Mitarbeiter Urlaub direkt im Browser einreichen, stornieren und sich über den Status des Antrags jederzeit informieren. Die Vorgesetzten erhalten alle Anträge zur Entscheidung im System sowie als Information per E-Mail und können anhand von übersichtlichen Urlaubsplänen der eigenen Abteilung über den Antrag entscheiden. Natürlich werden alle Urlaubskonten automatisch gepflegt und über eine Gesamtauswertung per Knopfdruck in der Personalabteilung aufbereitet.
Der nächste wichtige Meilenstein ist das Go-live der Digitalen Personalakte. Für den Scan der bestehenden Personalakten wurde ein externer Scandienstleister beauftragt. Hierbei fanden viele Vorüberlegungen statt, beispielsweise, welche Akten überhaupt gescannt werden und wie mit einzelnen Notizen umgegangen werden soll. Hier empfiehlt Persis, mit einer Testakte zu starten. Diese dient zur Orientierung für alle weiteren Akten und durchläuft den Prozess in der Digitalen Personalakte.
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