Als größtes Baustoffhandelsunternehmen im Raum München pflegt die KRAFT Gruppe ihre konsequente Ausrichtung an den Bedürfnissen ihrer Privat- und Gewerbekunden – am Zahn der Zeit auch mit zahlreichen digitalen Angeboten. Vom Web-Shop mit optimaler Nutzerführung bis hin zu verschiedenen Online-Konfiguratoren: Das traditionsreiche Unternehmen bedient sich moderner Technologien. Dass auch das Personalmanagement digital läuft, ist – mit Rückenwind aus der Geschäftsführung – engagierten Personalmanagerinnen zu verdanken, die sich für Persis als Software-Partner entschieden haben.
Bis vor gut 15 Jahren gab es in der KRAFT Gruppe gar keine Personalabteilung. „Mit der Personalabteilung kam die Idee zur Digitalisierung der Personalarbeit, und mit der Idee dann auch sehr schnell Persis“, erinnert sich Petra Michel, die seit den Anfängen dabei ist. Drei Teilzeitkräfte bewegen ein großes Volumen. Die vierte Arbeitskraft? Persis, mit den Modulen Personalmanager, Bewerbermanagement, Weiterbildung und der Digitalen Personalakte. Mit letzterer arbeiten Petra Michel und ihre Kolleginnen seit vielen Jahren. „Früher, ohne Personalabteilung und ohne Personalmanagement-Software, wurden die Dinge dezentral gehandhabt“, beschreibt Petra Michel die Anfänge. Akzeptanz musste nicht nur für die Digitalisierung der Personalarbeit geschaffen werden. „Viele im Unternehmen haben sich gefragt: Wozu braucht es überhaupt eine Personalabteilung?“
Von der Zettelwirtschaft zur klaren Struktur in der digitalen Personalakte
„Zum Glück hatten wir einen fortschrittlichen Unterstützer in der Geschäftsführung, der den Leuten Lust gemacht und gesagt hat: ‚Macht mit bei der Digitalisierung!‘“, erzählt Petra Michel. Um die Personalakten zu digitalisieren, fuhr die neue Personalabteilung alle Niederlassungen und alle Vorgesetzten ab. Alle Unterlagen, die die Personalarbeit betrafen, wurden eingesammelt. Petra Michel denkt zurück: „Jeder hat es nach bestem Wissen und Gewissen gemacht, aber es war höchste Zeit für eine zentrale Ablage mit Standards, Struktur und klaren Berechtigungen.“ Die Vorgesetzten hätten sich zunächst schwergetan, die Dinge aus der Hand zu geben. „Aber mittlerweile sind alle unglaublich dankbar und froh, dass wir Persis haben“, bestätigt Petra Michel. Und
das hat gute Gründe.
Effizientes Arbeiten in der digitalen Personalakte macht Spass
Die gesammelten Dokumente hat die Personalabteilung dann zunächst nach Personalnummern sortiert und extern einscannen und digitalisieren lassen. Das war das Futter für die Digitale Personalakte von Persis, die anfangs eine Grobstruktur mit vier Hauptgruppen (Personalien, Vertragsunterlagen, Personalentwicklung, Verschiedenes) bekam. Alle Anforderungen, die die Personalmanagerinnen von KRAFT an die Digitale Personalakte hatten, „hat das System mitgemacht“, erinnert sich Petra Michel. Und die Struktur ist mitgewachsen. Auch die Ausbildung, Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen, Schreiben zu Weihnachts- und Urlaubsgeld und viele weitere personalrelevante Themen finden ihren eindeutigen Platz in der Digitalen Personalakte. Die Digitale Personalakte spart Zeit: Nicht nur durch einen nachvollziehbaren und logischen Aufbau angepasst an die Anforderungen der Anwender, sondern auch durch durchdachte Funktionen.
Echter Gamechanger: Mit QR-Codes das System für sich arbeiten lassen.
Wenn es mal nicht ohne Papier geht, übernimmt die Digitale Personalakte die korrekte, fehlerfreie Ablage selbst. Das geht mittels individueller QR-Codes, mit denen schriftliche Dokumente versehen werden – entweder gleich aufgedruckt oder als Aufkleber. Erst kürzlich habe sie wieder die Persis Konferenz für Austausch und Input besucht, und kräftig getrommelt für diese Funktion: „Zu unserer Weihnachtsgeldauszahlung gibt es grundsätzlich ein persönliches Schreiben. Das sind 300 Dokumente – und da kommen 300 Rückantworten. Die sind mit einem in Persis generierten QR-Code versehen. Ich scanne die Dokumente ein, und das System ordnet sie zu 100 Prozent richtig zu.“ Das spare nicht nur viel Zeit, sondern eliminiere auch Fehlerquellen.
Weil Ordnung das halbe Leben ist, ist die Persis Digitale Personalakte der Champion im Hintergrund der Personalarbeit bei KRAFT: „Sogar eigentlich eintönige Dinge wie die Ablage“, so Petra Michel, „machen mit Persis Spaß!“ Besonders schätze sie an der Digitalen Personalakte, dass sie mit nur wenigen Klicks sofort auskunftsfähig
sei. „Ich schaue in die Digitale Personalakte und finde die Dinge dort, wo ich sie erwarte. Das trägt viel zu einem glaubwürdigen, souveränen Auftritt der Personalabteilung bei.“
Persis ist auch für zukünftige Prozessoptimierungen als führendes System gesetzt. So sind Schnittstellen geplant zur Gehaltsabrechnung und zur Zeitwirtschaft. Petra Michel freut sich schon auf noch mehr Effizienz und Sicherheit ihrer täglichen Arbeit.
Der workfloworientierte Aufbau der Digitalen Personalakte mit Persis.
