Nach mehr als 300 Jahren karitativer Arbeit an unterschiedlichen Standorten im ganzen Land profitieren die Nachfolgegesellschaften eines luxemburgischen Schwesternordens heute erstmals von einer gemeinsamen HR-Verwaltung, die in der Stellenplanung Sicherheit garantiert und neue Freiheiten eröffnet. Weil sie eine Vision haben und die Stärken eines oft unterschätzten Tools konsequent für sich nutzen.
Seit dem Jahr 2002 verfügt die elisabeth-Gruppe über zentrale Verwaltungsstrukturen. Heute ist sie in Sachen standortübergreifender Transparenz und Planungssicherheit im Personalwesen so gut, dass sie so manchem erfolgreichen Wirtschaftsunternehmen als Vorbild dienen kann. Der große Durchbruch gelang mit der Stellenwirtschaft in Persis Qualität.
Tagesaktuelle Organisations-, Personal- und Finanzdaten.
Über 1 500 Mitarbeiter in mehr als 30 Einrichtungen an über 20 Standorten in ganz Luxemburg, darunter einige Einrichtungen mit einer branchenbedingt hohen Mitarbeiterfluktuation. Eine beträchtliche Anzahl an Beschäftigten mit sehr unterschiedlichen, noch dazu wechselnden Stundenzahlen. Zahlreiche Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland, Belgien oder Frankreich. Die Persis Stellenwirtschaft bildet jedes Detail ab, zeigt taggenau den aktuellen Budget-Status.
Doch das reicht dem Persis Verantwortlichen der elisabeth-Verwaltungsgesellschaft Apollonia SA noch nicht. Günter Ludwig will maximale Transparenz. Die intelligente Verknüpfung der Stellenwirtschaft mit dem ebenfalls genutzten Persis Personalmanager macht’s möglich: Kompetenzen, Aufgaben, Befugnisse. Wer macht was auf welcher Stelle in welchem Haus? Auch die jeweiligen Stelleninhaber lassen sich heute schon auf Knopfdruck anzeigen. Der Lohndaten-Transfer wird folgen. Für die Einhaltung des Datenschutzes sorgt ein Rollenmodell mit speziell zugeschnittenen Zugangsrechten.
Basis für alle Personalwirtschaftlichen Entscheidungen.
Persis Stellenwirtschaft, das ist perfekte Datenhaltung leichtgemacht. Weil die Zentrale in einem ehrgeizigen Projekt all die Word- und Excel-Dokumente aus den einzelnen Häusern zusammengeführt hat. Weil auf dieser Basis die weitere Pflege der Stellenhistorien, die auch der Reporting-Pflicht gegenüber dem zuständigen Ministerium dient, mit Persis ein Kinderspiel ist.
Denn der zuständige Persis Projektleiter weiß, wie ein neues Tool die nötige Akzeptanz der Anwender gewinnt. Kundenspezifisches Design, Sonderkonfigurationen nach Wunsch, durchdachte Workflows und automatische Reminder, proaktive Erinnerungen, intuitive Bedienbarkeit – Transparenz gegenüber der Zentrale bedeutet für die Direktoren der elisabeth-Einrichtungen nicht bürokratischen Mehraufwand, sondern echte Arbeitserleichterung. Ihr Personal-Budget haben sie heute besser im Griff als je zuvor. In wenigen Klicks zeigen tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche kurzfristig auftretende Spielräume und Handlungsbedarfe.
Mal eben Hinweise für die Planungen im nächsten Jahr notieren? Das geht mit Persis so einfach wie bisher mit Papier und Bleistift. Mit dem entscheidenden Vorteil: Die „digitalen Post-its“ werden garantiert zur richtigen Zeit an der richtigen „Stelle“ wiedergefunden.
Das Mastertool ist noch lange nicht am Ende seiner Möglichkeiten.
Typisch für Persis. Die Module dienen nicht nur dem höheren Unternehmensziel, sondern jedem einzelnen Anwender. Etwa dann, wenn ein spezieller Prozess im Vertragsmanagement eine für Direktoren und zentrale HR-Verantwortliche effiziente Arbeitsteilung vorgibt, die zugleich die Rechtssicherheit erhöht.
Die Akzeptanz der Direktoren und die tagtägliche Arbeit mit der Persis Stellenwirtschaft in den dezentralen Einrichtungen ist eine motivierende Anerkennung für Günter Ludwig. Sein Plan: Langsam mit den Persis Möglichkeiten wachsen. Das System Schritt für Schritt ausbauen. Aus vielen hilfreichen Tools ein großes Ganzes formen. „Jedes Modul ist für sich schon eine große Hilfe“, so Ludwig, „aber je mehr ich im Einsatz habe, desto stärker wird der Nutzen.“ Ein Beispiel: Die geplante Hinterlegung differenzierter Stellenbeschreibungen wird die heute bereits erstaunliche Performance der Stellenwirtschaft weiter steigern – und darüber hinaus die automatische Generierung von Stellenausschreibungen im Persis Bewerbermanagement mit zweisprachigem Online-Karriereportal erlauben.
