Personaldaten sind sensible Daten. Aus diesem Grund ist im Umgang mit Dokumenten in der Personalakte besondere Vorsicht geboten. Wie sehen die Aufbewahrungsfristen aus und worauf geachtet werden muss, erfahren Sie in diesem Bericht.
Inhalt dieses Artikels
- Was sind Aufbewahrungsfristen im Personalwesen?
- Welche unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen gibt es in der Personalakte?
- Wie werden Aufbewahrungsfristen in der Digitalen Personalakte abgebildet?
- Abbildung von Löschfristen in der Digitalen Personalakte
- Weitere Informationen
Was sind Aufbewahrungsfristen im Personalwesen?
Tagtäglich begegnen uns Dokumente in unterschiedlichen Größen und Formen. Manche sind dabei wichtig, andere wiederum landen sofort im Papierkorb. Besonders bedeutsame Dokumente unterliegen einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht. Diese Unterlagen dürfen nicht nach eigenem Ermessen gelöscht oder aufgehoben werden. So unterliegen beispielsweise Geschäftsbücher, Inventare und Bilanzen handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen, welche sogar gesetzlich in § 257 Abs. 4 HGB geregelt sind.
Beim Thema Lohn gibt es beispielsweise folgende Aufbewahrungsfristen:
- Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug: Aufbewahrung von 6 Jahren
- Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung: Aufbewahrung von 10 Jahren
- Beispielsweise müssen auch Nachweise über die Mindestlohnzahlung bis 2 Jahre aufbewahrt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und Mindestlohngesetz zu finden.
Welche unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen gibt es in der Personalakte?
Für die Personalakten gibt es zur Aufbewahrung keine rechtlichen Vorgaben, jedoch gibt es wichtige Empfehlungen zu beachten. In der Mitarbeiterakte befinden sich alle schriftlichen Unterlagen, welche sich in der Zeit einer Beschäftigung ansammeln. Von Führerscheinkopien, über Verträge bis zum Kündigungsschreiben. Die Personalunterlagen sollten so lange aufbewahrt werden, bis alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfüllt sind. Um hier bestens aufgestellt zu sein, sollten in der Personalakte Aufbewahrungsfristen von mindestens drei Jahren hinterlegt sein.
Prinzipiell werden Dokumente in zwei Arten von Aufbewahrungsfristen unterschieden:
- Mindestaufbewahrungsfrist bei aktiver Beschäftigung: Datum des Aktendokuments ist hierbei entscheidend.
- Mindestaufbewahrungsfrist nach Beschäftigungsende: Austrittsdatum ist entscheidend.
Die Frist endet mit dem 31.12. des ermittelten Jahres. Somit ist das endgültige Löschen eines betroffenen Dokuments erst ab dem 01.01. des Folgejahres möglich.
Wie werden Aufbewahrungsfristen in der Digitalen Personalakte abgebildet?
Um den Umfang zur Abbildung von Aufbewahrungsfristen zu erklären, wird es in diesem Abschnitt leicht fachlich und technisch zugleich. Für Personalunterlagen in der Digitalen Personalakte können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen hinterlegt werden. Zusätzlich sind Sicherheitsaspekte berücksichtigt, wie beispielsweise, dass ein Dokument nicht gelöscht werden kann, wenn eine gültige Aufbewahrungsfrist hinterlegt ist. Die endgültige Löschung ist nach Ablauf der Frist möglich.
Die Mindestaufbewahrungsfristen werden im Aktenregister hinterlegt. Alle Dokumente, welche sich in diesem Aktenregister befinden, erhalten diese Fristen automatisiert. Die Registereinstellungen können dann auf Wunsch (per Checkbox) an untergeordnete Register „vererbt“ werden
Abbildung von Löschfristen in der Digitalen Personalakte
Die Inhalte einer Digitalen Personalakte unterliegen sensiblen Daten. Um hier einen hohen Sicherheitsstandard zu erhalten, sollte es die Möglichkeit geben, dass eine Löschung in zwei Schritten erfolgt. Bei der ersten Löschung wird ein sichtbares Dokument nach einer Löschung in einem Register unsichtbar. Somit wird dieses nicht endgültig gelöscht, aber es wird aus dem Zugriff genommen und erhält eine Löschmarkierung. Berechtige Benutzer können über den Filter jederzeit auf die gelöschten Personalunterlagen zugreifen, diese aufrufen und bei Wunsch wiederherstellen.
Gelöschte Unterlagen, welche aus dem Zugriff sind, können endgültig gelöscht werden. Dann wird oftmals von einer Vernichtung gesprochen. Die Aufbewahrungsfristen beziehen sich auf das endgültige Löschen (Vernichten) von Dokumenten.
Manuelles Löschen
Wenn eine Aufbewahrung nicht mehr notwendig ist, kann in der Digitalen Personalakte eine manuelle Löschung erfolgen. Da manuelle Aktionen fehleranfällig sind, ist empfohlen, dass die Software unterstützende Maßnahmen ergreift.
Die manuelle Löschung ist nur möglich, wenn der Mitarbeitende keinen aktiven Status hat und keine Löschfrist hinterlegt ist. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass der Mitarbeitende explizit den Status “ausgeschieden” erhält.
Ein Prüfer oder Vorgesetzter kann involviert werden, dass ein 4-Augen-Prinzip aktiviert wird.
Automatisiertes Löschen
In der Digitalen Personalakte empfiehlt die Software eine Löschfrist. Nach Eintritt dieses Datums findet eine Löschung der Personaldokumente automatisiert statt. Welche Frist ein Dokument erhält, kann individuell je nach Register selbstständig entschieden werden. Einmal eingetragen, arbeitet das System monatliche die Datumswerte ab.
Es werden nur Dokumente berücksichtigt, auf die die folgenden Vorbedingungen zutreffen:
- Eine “Löschfrist für automatisiertes Löschen“ ist aktiviert
- Die Mindestaufbewahrungsfrist ist überschritten
- Die Löschfrist ist überschritten
- Keine Arbeitskopie (weder in Bearbeitung noch im Freigabeprozess) ist vorhanden
In der Regel ist es so, dass die ermittelten Unterlagen beim ersten Durchlauf zunächst als gelöscht markiert werden. Nach einem Hinweis und einer Frist werden diese automatisiert vernichtet.
Endgültiges Löschen: die Vernichtung
Das endgültige Löschen oder „vernichten“ von Dokumenten kann nur erfolgen, wenn die Löschmarkierung bereits vorhanden ist. Die Vernichtung ist das tatsächliche Löschen der Datensätze und Dateien aller Dokumentversionen. Danach ist es nicht mehr möglich, diese wiederherzustellen.
Anders als auf das „als gelöscht Markieren“ von Dokumenten (was möglich ist), unterliegt das endgültige Löschen der Aufbewahrungsfristen. Das endgültige Löschen ist also erst möglich, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die endgültige Löschung wird im Protokoll der zugehörigen Akte erfasst. Eventuell bestehende Genehmigungsverfahren bleiben bestehen, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Weitere Informationen
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