Zuschussprogramm für die Nutzung einer (HR)-Software

Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, an welchen Stellen es in punkto Digitalisierung hakt. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) schöpfen Digitalisierungs-Potenziale noch nicht genug aus und mussten deshalb erhebliche Wettbewerbsnachteile in Kauf nehmen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) unterstützt ab sofort mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Auch HR-Abteilungen können profitieren.

Immense Digitalisierungslücken im HR-Bereich

Die Corona-Krise offenbarte gerade in HR immense Digitalisierungslücken. Laut des HR-Software-Reports 2020 des HRM-Research Institutes musste in rund 53 Prozent der HR-Abteilungen wenig bis stark improvisiert werden. Bei jedem dritten Unternehmen ergab sich ein zusätzlicher HR-Software-Bedarf. Kein Wunder: Als von jetzt auf gleich alles remote funktionieren sollte, standen HR-Manager vor einem immensen Problem, denn im kompletten Personalmanagement funktionierten die klassischen analogen Workflows bzw. Prozesse nicht mehr.

„Die aktuelle Situation hat deutlich gemacht: Digitalisierung ist Voraussetzung für Zukunftsfähigkeit. Corona wirkt wie ein Brandbeschleuniger, auch auf neue Arbeitsweisen und -formen. Wer bisher noch nicht gut aufgestellt war, bekommt das spätestens jetzt zu spüren“, sagt Katja Kolb, Geschäftsführerin bei Persis. „Insbesondere mit der Digitalisierung des HR-Bereichs wird eine Grundlage für dezentrales Arbeiten im gesamten Unternehmen gelegt. Recruiting remote fortführen, reibungsloses Onboarding, Urlaubsanträge stellen und genehmigen, Feedback dokumentieren, Aktenumläufe koordinieren – die Einsatzbereiche sind vielseitig und unterstützen an vielen Stellen auch die Kommunikation bei virtueller Zusammenarbeit.“

Der Digitalisierung in HR-Abteilungen muss auf die Sprünge geholfen werden

Spätestens seit dem Lockdown dürfte Entscheidungsträgern also klar geworden sein, dass der Digitalisierung in HR-Abteilungen auf die Sprünge geholfen werden muss. Was die Investitionsbereitschaft in digitale HR-Tools bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bislang allerdings hemmte: Bedenken vor einem zu hohen Investitionsaufwand bei der Anschaffung einer HR-Software. Diese dürften angesichts der wirtschaftlichen Schieflage, in die viele kleine und mittelständische Player durch Corona geraten sind, nicht geschrumpft sein.

An dieser Stelle setzt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) KMU mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ an. Das Programm bietet finanzielle Zuschüsse und soll Firmen dazu anregen, mehr in digitale Technologien zu investieren. Das gilt explizit auch für die Implementierung einer HR-Software.

Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“: Was ist zu beachten?

Antragsberechtigt sind Unternehmen aller Branchen ab drei und mit maximal 499 Beschäftigten, die ihre Soft- und Hardware-Infrastruktur weiter ausbauen oder die digitalen Skills ihrer Mitarbeiter durch gezielte Schulungsangebote stärken wollen.

Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen für die Förderung erfüllen? KMU müssen in ihrem Förderantrag einen genauen Digitalisierungsplan vorlegen. In diesem beschreiben sie:

das Digitalisierungsvorhaben
die Art und Anzahl der Qualifizierungsmaßnahmen
den aktuellen Stand der Digitalisierung
die Ziele, die mit der Investition in eine verbesserte digitale Infrastruktur erreicht werden sollen

Förderantrag stellen: Welche Vorteile ergeben sich für HR?

Gefördert werden ausschließlich Unternehmen mit Sitz oder einer Niederlassung in Deutschland. Das im Förderantrag beschriebene Digitalisierungsprojekt darf außerdem zum Zeitpunkt der Förderbewilligung nicht begonnen haben und muss nach der Bewilligung des Antrags innerhalb eines Geschäftsjahres umgesetzt werden. Der Antrag auf Förderung kann bis einschließlich 2023 gestellt werden, allerdings verringert sich im Juli 2021 die Fördermittelhöhe. Aktuell umfasst sie je nach Unternehmensgröße zwischen 40 bis 50 Prozent aller ausgewiesenen Ausgaben. Die Untergrenze der Investitionssumme muss bei 17.000 Euro liegen. Die maximale Fördersumme für Einzelunternehmen beträgt 50 000 Euro, für Investitionen von Unternehmen in Wertschöpfungsketten und -netzwerken erhöht sich diese auf 100 000 Euro pro Antragsteller.

Nutzen Unternehmen die Fördermittel für den digitalen Ausbau ihres Personalmanagements, werden die Vorteile schnell spürbar. Beispiel Bewerbermanagement: Während des Lockdowns wurden Abstimmungen, ob ein Kandidat zu einem Unternehmen passt oder nicht, weitgehend per Mail vorgenommen, was eine Mailflut sondergleichen auslöste.

Schriftliche oder mündlich Statusmeldungen werden überflüssig

Hier hätte eine HR-Software alle Probleme mit einem Schlag gelöst: Talente bewerben sich über mobil-optimierte Bewerbungsformulare. Alle Daten landen direkt in einer digitalen Bewerberakte, die für das komplette Recruiting-Team freigeschaltet wird. Damit werden andauernde schriftliche oder mündlich Statusmeldungen überflüssig.

Um die Abstimmung im Recruiting-Team zu beschleunigen, wertet die Software automatisch aus, ob ein Bewerber zu einem Job passt. Danach stimmen sich alle Beteiligten direkt in dem System ab, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll und wer nicht. Nach der Auswahl eines Kandidaten lässt sich die Kommunikation datenschutzkonform einheitlich löschen. Fertig. Keine Mailflut, keine drohenden DSGVO-Verstöße, nur einheitliche und effiziente Prozesse.

Digitale Personalakte: Alle Fakten auf einen Blick

Ein anderes Beispiel: Viele Unternehmen verwalten ihre Mitarbeiterakten noch analog. Auch hier war die Herausforderung während des Lockdowns groß. Teilweise wurden während des Lockdowns im Frühjahr komplette Ordner von Mitarbeitern mit nach Hause genommen. Somit waren die Informationen nur für sie einsehbar und für niemanden sonst. Wie sollten Daten auf Papier mit anderen HR-Verantwortlichen geteilt werden?

Mit einer Digitalen Personalakte gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Sie ersetzt die komplette Papierakte. Alle Unterlagen sind jederzeit und an jedem Ort an einseh- und bearbeitbar. Und das dank modernster Verschlüsselung und Zugriffsberechtigungen vollkommen sicher. Problem gelöst.

Hinzu kommt, dass eine HR-Software immens von administrativen Aufgaben entlastet. In einer Personalmanagement Software sind zum Beispiel sämtliche Fähigkeiten, Qualifikationen und die Bildungshistorie der Mitarbeiter hinterlegt. Da sich Mitarbeiterdaten aber rund um die Uhr verändern, ist es für HR mit einem erheblichen Aufwand verbunden, diese konsequent aktuell zu halten.

Mit einem ESS-/MSS-Portals werden Mitarbeiter und Führungskräfte direkt in den Prozess eingebunden. Das Prinzip: Arbeitnehmer loggen sich ins System ein und halten ihre Daten aktuell. So verringert sich auch die Gefahr von Übertragungsfehlern. Wer kennt seine eigenen Daten schließlich besser als der Mitarbeiter selbst? Überdies können Arbeitnehmer per ESS auch in Prozesse wie die Urlaubsplanung oder das Leihgabenmanagement eingebunden werden. Fazit: HR-Software gut, alles gut.

Der Bund hat die Digitalisierungs-Lücke im Bereich kleiner und mittlerer Unternehmen erkannt und trägt dazu bei, diese zu schließen. Feuer gefangen? Na, dann ran an den Förderantrag. Das Antragsstellungstool ist seit dem 7. September freigeschaltet.